Een overvolle inbox, vergaderingen en klantcontacten zorgen iedere dag voor een volle agenda. Maar wat leveren de bestede uren exact op en zijn deze wellicht beter in te delen…? Het registreren van uren helpt niet alleen meer inzicht te krijgen in de eigen agenda maar zorgt ook voor een transparanter factuurbeleid naar de klant.
Maar kost het bijhouden niet teveel tijd en moeite…? Een dergelijk systeem is immers zo sterk als zijn zwakste schakel dus is het belangrijk hierin consequent te zijn. De voordelen en effectiviteit zijn vele malen groter dan de bezwaren!
1 Focus op tijdsindeling
Wanneer het complete team op eenvoudige wijze de bestede uren kan bijhouden is er altijd een nauwkeurig overzicht in welke werkzaamheden bijdragen aan het beschikbare budget en welke niet. Neem hiervoor een vooraf gedefinieerde periode en vind eenvoudig uit welke processen geoptimaliseerd kunnen worden. Er kan efficiënter worden gewerkt en kan men geholpen worden bij het stellen van prioriteiten!
2 Nauwkeurige offertes
Betere inzichten leveren meer nauwkeurige data op. Wanneer bepaalde terugkerende werkzaamheden zijn uitgevoerd worden deze tijden geregistreerd. Met deze inzichten kunt u meer nauwkeurige offertes samenstellen.
3 Inzicht in de workload
Een groot voordeel van urenregistratie is inzicht krijgen in de workload van het team. Een nieuwe opdracht kan worden gedefinieerd en taken kunnen eenvoudig worden verdeeld. Middels de beschikbare data krijgen de teamleden die taken toebedeeld welke zij het meest efficiënt kunnen uitvoeren. Ook kan er eenvoudig inzicht in ruimte worden verkregen voor het verplaatsen van taken en werkzaamheden.
4 Eenvoudig tussentijds factureren
Een modern systeem voor urenregistratie toont alle taken en mijlpalen van een project die al in de agenda’s van consultants – of externen – zijn ingepland, nog gepland moeten worden of al zijn afgerond. Gekoppeld aan een facturatiesysteem wordt tussentijds facturen versturen, op basis van afgeronde taken, periodes of tijd, heel eenvoudig. Automatische betalingsherinneringen bevorderen bovendien de snelheid waarmee klanten betalen.
5 Transparantie richting de klant
Onafhankelijk van hoe er wordt gefactureerd, biedt Tijdschrijven klanten net dat extra stukje transparantie, dankzij gedetailleerde rapporten. Bewust gekozen voor projecten met een scherpe vaste prijs om klanten langer aan te binden? Dan kan er perfect worden aangetoond hoeveel gepresteerde uren je niet hebt gefactureerd. Reken je liever tot op de minuut door? Dan kan er ook haarfijn worden bewezen wat er is gepresteerd. Handig bij (nieuwe) contractonderhandelingen.
Amyyon CRM Web bevat de module Tijdschrijven welke u het registreren van uren, het intern toepassen voor het meest efficiënte werken of factureren. Bovendien helpt het bij het inzichtelijk krijgen van de kosten en baten van projecten.
Foto: by windows-SwHvzwEzCfA on Unsplash
