In elke organisatie mogen evenementen niet ontbreken. En of dit nu webinars, vergaderingen of bijeenkomsten zijn, evenementen zijn bij uitstek de ideale gelegenheid om direct in contact te komen met klanten, prospects en potentiele leads. Ondanks dat evenementen vooral een informeel karakter hebben, wilt u ook de ROI meten. Het feitelijke investeringsresultaat dus. Een CRM-oplossing is hierbij dé ideale tool!
Evenementen, meer dan een gezellig dagje uit
Voor veel mensen zijn evenementen vaak een moment van afleiding van de dagelijkse professionele taken. Even weg van kantoor, andere mensen leren kennen en inspiratie op doen. Voor u is het echter de ideale gelegenheid om uw bedrijf, product of service te introduceren op een rechtstreekse manier. Het is voor u echter ook een investering, niet alleen financieel, maar ook van tijd. Het regelen van de faciliteit tot en met het versturen van uitnodigingen en het managen van de presentielijsten zijn onmisbare taken.
Het toverwoord is hier: plannen! Het plannen van taken, inzet en timing om zodoende tot een maximaal rendement te komen.
CRM als motor voor de organisatie van uw evenementen
Een evenement valt of staat met een goede voorbereiding. Een CRM is hierbij de ideale tool. Werk gezamenlijk aan het project, behoudt het overzicht, delegeer taken, bewaak essentiële deadlines etc. Alle handelingen worden vastgelegd en worden gemonitord. Een belangrijk aspect van de voorbereiding is het klaarzetten van de evenementenpagina waar genodigden het programma, de sprekers en praktische informatie op terug kunnen vinden. Houdt deze pagina aantrekkelijk, kort en krachtig, mét de mogelijkheid om meteen in te schrijven zonder terug te moeten naar de uitnodiging.
Meten is weten
Wanneer het complete project voorbereid is in het CRM, bent u klaar om de uitnodiging te verzenden. In Amyyon CRM Web zijn uw relaties voorzien van eigenschappen welke op uw relatie van toepassing zijn. Deze zijn verzameld in een uitgebreide database. Met behulp van deze eigenschappen stelt u de juiste uitnodigingenlijst samen. U wilt immers de mensen uitnodigen voor uw evenement waarbij de kennis en interesses aansluiten op uw doelstellingen van het evenement. Wat wil ik met mijn evenement bereiken…? Nieuwe leads…? Up-sell/cross-sell van bestaande klanten…? Onderhouden van relaties…? In principe een combinatie van de drie. Wat het doel ook is: bepaal duidelijk de doelstellingen vooraf. Meten heeft enkel zin als u weet wat u wilt meten.
Om de mailing aantrekkelijk te maken en uw huisstijl weer te geven voegt u zelf sjablonen, opgemaakt in bv. Word, toe.
Drie vaste indicatoren
Elk evenement heeft eigen doelstellingen en dus ook eigen indicatoren om te meten. De onderstaande punten zijn hierbij belangrijk.
- De aanmeldingen of inschrijvingen
Het aantal inschrijvingen is een goede indicator voor de populariteit van het evenement, het programma, de sprekers etc. Hoe vlotter de inschrijvingen binnenstromen, des te meer u op de goede weg bent met het evenement. Natuurlijk dient er ook naar de kwaliteit van de inschrijvingen gekeken te worden. Zijn het potentiële leads? Of zijn het enkel bestaande klanten? - Het aantal aanwezigen en no-showpercentage
Het resultaat van de uitnodiging is positief, maar dan? Ongetwijfeld zullen er afwezigen zijn. Door de aanwezigheidslijst goed bij te houden weet u wie er aanwezig is geweest en wie de ‘no shows’ zijn. Ga niet alleen af op de getallen, maar kijk ook hier weer naar de kwaliteit van de aan- en afwezigen. Zijn er mensen niet geweest die wel een meerwaarde voor mijn business zouden zijn? De aanwezigen, waren dit geïnteresseerden of waren het gezelligheidsbezoekers die op ieder event aanwezig zijn? Oftewel: hebben zij bijgedragen aan mijn doelstelling? - De tevredenheid
De laatste vaste indicator is het meten van de tevredenheid. Hierbij is een korte enquête in combinatie met het meten van de tevredenheid een ideale follow-up. Enerzijds meet u hoe de aanwezigen het evenement hebben ervaren, anderzijds kunt u al voorzichtig de temperatuur meten of ze volgend jaar terugkomen en of het in positieve zin heeft bijgedragen. Schroom ook niet om de ‘no shows’ aan te schrijven om te laten zien wat ze hebben gemist én te vragen waarom ze niet zijn geweest.
Data van uw evenement omzetten in ROI met uw CRM
Na uw evenement beschikt u over waardevolle data. Inschrijvingen, aanwezigen, no shows, tevredenheid enquête. En dat is enkel nog maar de data die bij ieder evenement van toepassing zijn. Ook gegevens van uw relaties binnen het CRM worden verrijkt met nieuwe informatie.
Amyyon CRM Web bespaart u veel tijd en kosten. Resultaten zijn overzichtelijk beschikbaar. Amyyon CRM Web biedt u kortom de helpende hand bij het organiseren van een vergadering, evenement of een ander type bijeenkomst.
Ronde foto: eigen foto
Foto boven: Rawpixel 1064367 bij Unsplash
