Martje Neef, manager Gastenservices:
“De voedingsassistenten vinden het een verademing”
Een gedateerd food management systeem uit de jaren negentig dat al enige tijd niet meer werd geüpdatet door de leverancier. Dat was voor het Martini Ziekenhuis in Groningen de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuw systeem en een nieuwe leverancier. Via een best value procurement aanbesteding ging de opdracht naar Amyyon. Martje Neef, manager Gastenservices van het Martini Ziekenhuis, vertelt waarom ‘het Martini’ voor Amyyon heeft gekozen en hoe de keuze in de praktijk bevalt.
Als manager Gastenservices is Martje verantwoordelijk voor alles op het gebied van ontvangst en verblijf van de gasten van het ziekenhuis: patiënten, bezoekers én medewerkers. Martje somt op: “Dan heb je het niet alleen over patiëntenvoeding, maar ook over horecavoorzieningen, ontvangst, services en beveiliging. We willen gastvrij zijn en onze gasten een veilig verblijf bieden. Een goed food managementsysteem is daarbij onontbeerlijk.”
1200 Maaltijden per dag
“Het Martini Ziekenhuis is een groot algemeen ziekenhuis”, geeft Martje aan. “We zijn een van de Santeon ziekenhuizen, een samenwerkingsverband van vijf grotere opleidingsziekenhuizen. Gemiddeld hebben we ruim 400 patiënten die hier kortere of langere tijd verblijven. Dat betekent dat we inclusief de broodmaaltijden ongeveer 1200 maaltijden per dag serveren.”
Martje kwam in 1989 in het Martini Ziekenhuis werken. Een van haar eerste projecten was het implementeren van een food managementsysteem. Met datzelfde systeem, dat gebruik maakte van papieren bestelformulieren, werkte het Martini tot voor kort nog steeds. “Niet meer van deze tijd”, vindt Martje. Sinds november 2015 werkt het Groningse ziekenhuis met XL Food Backoffice en FoodOnline van Amyyon.
Gemakkelijk modules toevoegen
“Amyyon levert ons een systeem waarbij de patiënt via een bedsideterminal of een iPad kan kiezen wat hij wil consumeren”, vat Martje kort en krachtig samen. “In de selectieprocedure sprak de presentatie door Amyyon mij heel erg aan. De maaltijden kunnen worden gepresenteerd met behulp van mooie foto’s en je kunt gemakkelijk modules toevoegen aan het systeem, de module Facturatie bijvoorbeeld. Handig, want in de toekomst willen we naasten de mogelijkheid bieden om, tegen betaling, samen met de patiënt op de afdeling een maaltijd te nuttigen. Het is een belangrijk speerpunt van dit ziekenhuis om een hoog serviceniveau te bieden.”
Gebruikersgroep
“Amyyon heeft in het voortraject heel veel voor ons gedaan”, vindt Martje. “Ze hebben ons goed ondersteund bij de implementatie van het nieuwe systeem. Het vergde een grote inspanning, zowel van Amyyon als van ons. Dat komt doordat je alles vanaf nul opnieuw moet inrichten. Een complexe operatie waarbij Amyyon ons doeltreffend heeft ondersteund. Nu het systeem draait, lopen we soms tegen dingen aan die we anders willen. Amyyon speelt daar goed op in. Zo is er bijvoorbeeld een gebruikersgroep waarin we onze wensen kenbaar kunnen maken. Amyyon gaat er vervolgens mee aan de slag. Voor alle gebruikers, voor een deel van de gebruikers of voor één enkele gebruiker.”
Bedsideterminal
Het bestellen van een warme maaltijd gebeurt door de patiënt zelf via een bedsideterminal of door een van de voedingsassistenten, die de bestelling van de patiënt invoert op een iPad. “De broodmaaltijden doen wij iets anders”, zegt Martje. “We gaan met een broodserveerwagen langs de patiënten. De patiënt geeft aan wat hij wil eten en krijgt dit meteen. Voor die wagen moeten natuurlijk wel bestellingen gedaan worden en ook dat kan met het systeem van Amyyon. De bestellingen voor de warme maaltijden worden door het systeem getotaliseerd, wat resulteert in bandkaarten met alle verschillende maaltijden voor één afdeling. Dat is in het kort de backoffice van het systeem. De koks weten precies wat ze moeten maken.”
Verademing
Voor de koks heeft de overgang naar Amyyon Food Management weinig impact. “Maar de voedingsassistenten vinden het een verademing”, zegt Martje. “Het opnemen van de bestellingen kost hen nu veel minder tijd. Voor de medewerkers van de voedingsadministratie was het even wennen”, zegt Martje. “De omschakeling was voor hen het grootst. Maar ze hadden natuurlijk ook erg lang met het vorige systeem gewerkt.”
Positieve reacties
“Ook de patiënten zijn tevreden over FoodOnline”, vertelt Martje. “Bij de ingebruikname kregen we zeer positieve reacties.” Nog maar weinig patiënten bestellen zelf hun maaltijd. “Dat komt door onze bedsideterminals. Die dateren uit 2008 en om het touchscreen te gebruiken, moet je hard drukken. Veel patiënten kunnen dat niet. Daarom krijgen we zeer binnenkort nieuwe schermen met gevoelige touchscreens. De software hebben we met Amyyon al goed op orde en straks dus ook de hardware.”
Servicegericht
“Ik ben zeer tevreden over de producten van en de dienstverlening door Amyyon” vat Martje samen. “Een prettig bedrijf om mee samen te werken en de medewerkers zijn zeer servicegericht. Amyyon luistert heel goed naar onze wensen.”
Amyyon Food bestaat uit voedingsadministratie software XL Food, de bestelsite FoodOnline en het afrekensysteem voeding Amyyon P.O.S.
